学術セミナーのオンライン化

◆遅れるデジタル化

従来は会場集客を行いリアル開催を行ってきた学術系のセミナーでした。2日間で計15を超えるプログラム・講演を行う学術系のセミナーのため、スピーカーも資料も多く、クライアント内の事務局ではオンライン化は難しいと考えられていました。申込は手書き文書、決済は銀行振込み等の事務手続きもデジタル化に遅れを取っていました。
オンライン開催にあたっては申込から決済確認の期間のデジタル化による手間軽減も目指し、まずはセミナー開催までの工程を見直した上で再フォーマット化、DX時代におけるセミナーのスタンダードを設計するところからスタートしました。その際にポイントと考えていたのは、「クライアントが自身で開催できるようにする」ことです。

◆申込と決済のDXの実現

申込と決済には、クライアント自身で実走した場合にも使いやすく、その他の学内イベントやリアル開催時でも転用しやすいツールを選定・導入しました。同時に事務局業務軽減の観点から、ツールの使い方レクチャーも含めた申込決済事務局を弊社が担当し、クライアント内の事務局はその確認という体制としました。結果、申込はフォームで完結し、決済はクレジットカード決済等の様々な決済方法の拡充にも成功し、事務局関連業務の大部分を占める申込と決済のDXを実現できました。

◆Zoom設定サポート

セミナーのオンライン開催にあたり、配信ツールはZoom一択でした。その理由は、参加するであろう方々が最も利用経験があるツールであった為です。
現在、色々な配信ツールが市場で活用されていますが、様々な観点でZoomは有能なツールの一つです。加えて、本事例では、スピーカーの9割が遠隔での参加、日本国外からの参加もあり、かつ、配信時の本部はクライアントの学内に設置することが決定していました。その為、通信量を抑えやすいZoomの活用がベストな方法でした。
尚、Zoomの設定もセミナーのプログラム数や全体概要に合わせ、その他のイベント等で転用しやすい設定を弊社でサポートしました。

◆配信時の遠隔サポートの体制

配信当日は20名を超えるスピーカーによる講演やプレゼン、活発な質疑応答や議論が展開されました。その一方で、スピーカーが多い分使用資料も多く、スピーカースタンバイチェック等も重要でした。その為、配信時には弊社で遠隔サポートの体制を組み、コミュニケーションを取り続けられるようにクライアント内の事務局とのホットライン用のZoomも接続しました。初めてのオンラインセミナーが成功すること、次年度の単独開催も実走できることを目指し、事前に準備した進行表やマニュアルを元にクライアント内の事務局がメイン運営を行い、リスクヘッジを弊社でサポートする等の体制で配信しました。結果、リアル開催以上の参加者数を記録すると共に、大きな問題も起きることなくスムーズなセミナーが開催でき、クライアントも大満足なさっていました。

◆次年度のクライアント単独開催の実現

弊社のサポートや提案をふまえ、次年度はクライアント内の事務局が単独でオンラインセミナーを開催でき、オンラインセミナーのスタンダードを構築できました。クライアントの課題や要望に応じて、ご提案、企画設計、その実行ができることが弊社の特徴の一つです。

本事例のように、「自分達で実走できるようになりたい！」というご要望をお持ちでしたら、ぜひご相談ベースで構いませんのでご連絡くださいませ。